第一章    总   则

第一条  为贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》，使机关公文处理工作规范化、制度化，特制定《哈尔滨市档案局公文处理规则》（以下简称《规则》）。

第二条  本《规则》适用于局机关公文处理工作，局机关各处室应依照本《规则》做好公文处理工作。

第三条  公文处理是指公文（包括电报，下同）的办理、管理、整理（立卷）、归档、借阅等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第二章    发文办理

第六条  发文办理是指以中共哈尔滨市档案局党组、中共哈尔滨市档案局机关党委、哈尔滨市档案局、哈尔滨市档案局办公室等名义制发公文，哈尔滨市档案局与其它单位（部门）联合制发公文或我局代上级机关草拟公文的过程，包括草拟、审核、审批、签发（会签）、登记、复核、印刷、分发等程序。

第七条  发文字号由行政区域代字、机关代字、文种代字、年份和序号组成，分为哈档党组发、哈档机关党发、哈档呈、哈档发、哈档办发、哈档学发、哈档联发、哈档函字、哈档复等。

文种代字一般应使用规范化简称，分为“呈”（上行文）、“发”（平行文或下行文）和“函”（平行文、下行文或不相隶属机关的行文）等3种，也可根据需要增设其它1至2种。

年份一律采用公元纪年全称，用六角括号“〔〕”括起，如〔2008〕，不得使用〔08〕之类简称。

序号为每年同一文种按发出时间顺序编写流水号，序号不编虚位，不加“第”字。

第八条  文件草拟

文件起草工作根据各处室职能设置和工作分工，由相关处室负责。如遇有分工交叉的，由主办处室或临时成立的起草小组牵头，会同相关处室共同拟稿。

主办处室可通过“政务内网”发文办理系统或填写《发文拟稿用纸》（联合发文的，填写《联合发文审批用纸》）起草公文。

草拟文件的具体要求如下：

1．拟写公文应符合国家法律、法规及相关规定。内容属实，字词规范，观点明确，表述准确，标点正确，篇幅力求简短。

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