企业在管理类档案保管期限表编制过程中首先要做的工作就是设计表的结构和职责分析。关于表结构的设计与选择，在上一期中已有讨论，本期重点讨论保管期限表中的职责分析。在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的充分依据并分析职责是当前国际档案界推崇的作法。如ICA（国际档案理事会）发布的《IMPLEMENTATION GUIDANCE FOR ICA-Req MODULE（国际档案理事会—电子环境中文件管理原则与功能需求模型实施指南）》就采用了职责分析法来确定机构电子文件管理需求。本文就机构职责的重要作用、职责分析在文件材料归档范围和管理类档案保管期限中的运用进行阐述。

以前企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的过程中，很少依据部门职责，归档范围和保管期限表要么照搬照抄档案行政管理部门下发文件时提供的样表，要么照抄照搬其他企业的样本。这种做法导致文件材料归档范围和档案保管期限表可实施性差，导致企业文件材料的归档收集和档案鉴定工作的粗放。为此，国家档案局在10号令的实施中提出，企业在编制文件材料归档范围和管理类档案保管期限表时要分析企业机构职责。这是因为，10号令附表是为所有企业提供原则依据而制定的，并未能包括企业所有产生的应归档的管理类文件材料。因此，不仅文件材料归档范围和管理类档案保管期限表结构要以企业机构职责为依据进行设计，而且凡企业机构在职责履行过程中形成的文件材料都要在归档范围和保管期限表中反映出来，这样才能做到应归尽归。要实现这个目标，只能通过职责分析。

一、通过职责分析确定业务类型

不同类型的企业因其业务不同，文件材料归档范围和档案保管期限表的内容应不同。企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的首要工作就是确定本企业业务类型，并据此确定管理类档案保管期限表的内容范围。按是否从事具体产品生产分，企业可分为集团型企业和非集团型企业。集团型企业一般设有企业不从事具体产品生产的总部，总部通过战略、财务或生产计划对下属或控股企业加以管控。集团型企业分类、管控特点及保管期限表特点如下表。