2012年12月，国家档案局印发了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令）。2013年4月又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》，要求各企业用3年的时间完成本企业文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“保管期限表”）的编制，这是贯彻实施10号令的关键和重要环节。国家档案局从2013年开始已着手中央管理企业管理类保管期限表的编制指导与审核工作。截止到2014年底，共完成20家中央管理企业管理类保管期限表的审核批准。但在指导与审核过程中发现，不少企业仍未很好掌握编制保管期限表的正确方法和技巧，至使编制出的管理类档案保管期限表质量不高。本文就企业如何开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作中存在问题和管理类档案保管期限表编制过程进行讨论，以供大家参考。

一、档案保管期表编制中普遍存在的问题及原因分析

（一）档案保管期表编制中普遍存在的问题

根据前期业务指导和审核情况总结，企业在编制档案保管期限表主要存在以下问题：

第一，文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。

第二，文件材料保管期限不合理。该定为永久保管的档案定为30年或10年，该定为30年定为10年。

第三，表述太笼统。文件材料内容条目过多使用模糊语言，过多使用“重要的”、“一般的”等用语，至使保管期限表对鉴定业务起不到应有的指导作用。

第四，表述不准确。文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。

第五，文件材料内容重复、交叉现象严重。同一层次文件材料分类原则不一致，文件材料内容逻辑混乱，同一内容多次反复出现。

（二）原因分析

企业在档案保管期限表编制过程中造成上述问题的原因主要有：保管期限表编制没有严格按照机构设置及职责说明来进行，照抄照搬10号令或照抄搬其他企业保管期限表，更有甚者将企业原有保管期限表进行翻版后直接报审。有的单位档案部门没有处理好业务部门的作用，在保管期限表编制过程中要么完全由档案部门大包大揽，要么完全听由业务部门决定，档案部门不主动作为。有的单位编制人员没有完全吃透10号令的精神，或是没有掌握归档范围和保管期限表的编制要求。正是上述原因导致文件材料归档范围和档案保管期限表编制质量不高。

二、文件材料归档范围和管理类档案保管期限表编制流程

企业在文件材料归档范围和管理类档案保管期限表编制过程中应遵循以下五个步骤。

第一步：部门职责分析，确定管理类档案保管期限表框架结构。

第二步：各部门业务流程梳理，依据业务流程、法律法规和范性文件提出记录保存要求，初步形成部门文件材料归档范围和管理类档案保管期限表。

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