南岗区档案局 贾太宁 姜赞梅

20世纪末以来，信息技术的飞速发展和广泛应用，对社会各方面发展产生了深刻影响，同时对档案工作提出了更高的要求。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。档案信息化建设也逐渐成为档案信息资源的发展方向。面对这种发展方向，如何更好地进行档案信息化建设已经成为当今世界档案界和相关机构普遍关注的新课题。

 一、档案信息化建设的特征与功能定位

 （一）档案信息化建设的必要性

2002年11月25日国家档案局中央档案馆向全国各档案部门印发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出：把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。

档案信息化建设也成为档案事业应对社会信息化迅速发展的必然选择。档案是个人、组织和社会机构在社会实践中直接形成的认识世界和改造世界的原始记录。它纵贯古今各个历史阶段，横跨自然和社会的各个领域，汇集了丰富的信息，具有巨大的信息价值。档案信息具有来源的社会性、内容的可靠性等特点，是社会信息资源中的基础性资源。被视为“信息资源之源”的档案信息在信息社会中必将受到进一步重视与利用，其价值将被社会各界充分认识。在此情况下，以保存并提供档案信息为目的、承担档案信息管理和服务职能的档案机构将被重新定位，档案事业的社会地位将日益提高。

档案事业的发展不仅取决于信息社会对档案的外在需求，更取决于档案事业其自身的发展。大力开展档案信息化建设可以改变档案工作原有的、内向的管理模式，促使档案管理工作从传统的手工管理方式向现代管理方式转变，从长期封闭型、半封闭型向开放型转变，从而使得档案事业顺应时代的发展而发生根本性的变革。

目前，这种变革还是初步的、尝试性的，我国档案部门的信息化程度仍然很低，档案中所蕴藏的丰富的信息资源还没有得到充分的开发和利用，还不能完全满足经济建设和社会发展日益增长的需要。同时，档案信息化建设过程中还存在许多具体问题需要加以解决，我国档案信息化建设的任务十分紧迫和繁重。

档案信息化建设逐渐成为社会和有关部门关注的焦点，这个问题的解决将更好的有利于档案信息资源的开发和利用，更好的发挥档案信息资源在社会各项事业中的作用。

 （二）档案信息化建设的特征

档案信息化建设是指通过计算机技术、现代通讯技术和网络技术等信息技术提高档案工作的各个环节、各个方面、各个层次的现代化水平，使档案信息资源管理逐步摆脱传统的手工处理方式，实现令社会公众满意的档案信息社会化服务。我国档案信息化建设的主要内容包括：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设等方面。基础是条件，标准系统是手段，信息资源是核心，信息利用是目的，安全管理是保障，人才队伍是关键。其各项建设内容相辅相成、不可或缺。

 档案信息化建设具有以下几个特征：

 第一，实质内容的革命性。档案信息化建设是档案工作依靠现代信息技术特别是计算机通信网络技术，通过逐步提高开发利用档案信息资源的能力，最大程度地发挥档案信息的价值，推动经济发展、社会进步及人们生活方式的变革。它也是档案工作逐步从封闭的、以实体管理为主的重管理轻用，向开放的、以信息管理为主的重用促管的管理理念、管理模式的根本性转变过程。

 第二，社会地位的特殊性。档案事业的社会地位决定了档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分；档案事业的政治性、历史性、文化性及维护党和国家的历史真实面貌、保守党和国家的机密、开发档案信息资源、满足社会利用需求的使命与任务又决定了档案信息化建设在国家信息化建设体系中的特殊性，同时也决定了档案信息开放的特定局限性。所以，在档案信息化建设过程中，要严格遵守和维护国家信息化有关规章制度及国家档案开放与保密的法律法规，确保档案信息的安全性，又充分利用信息技术促进档案事业的发展。

 第三，建设过程的协作性。档案信息化建设是信息技术发展的产物，对技术、资金保障有很高的要求。但多种因素制约了档案部门无力独自担当档案信息化建设的全部过程。因此，档案信息化建设离不开社会各方面的支持与协作。这迫切需要政府、科技部门、IT界与档案部门的相互协调。

 第四，建设目标的整体性。档案信息化建设是全国档案事业的一个重要部分，也是国家信息化建设的一部分。同时，要实现文档一体化、电子文件与纸质文件并存、确保档案信息安全，即信息资源的基础建设规范化是档案信息化建设整体目标的基本组成部分，资源的产生及其质量保证与资源价值的实现是统一的。

 （三）档案信息化建设的功能定位

 在档案信息化建设过程中，对其应有一个理性准确的功能定位，应以科学谨慎的态度看待档案信息化建设，保证档案信息化建设沿着正确的方向发展。档案信息化建设的功能宜定位于：

  第一，服务功能。档案信息化建设的首要功能应是向社会公众提供满意的档案信息社会化服务，使档案利用者借助通过信息技术实现即时即地的档案信息查询、利用等需求。

  第二，交流功能。档案信息化建设有利于档案机构开展业务间的合作，同时通过档案信息化建设可以密切档案部门与社会公众之间的关系。

  第三，宣传功能。档案信息化建设将档案、档案工作、档案机构和档案事业很好地与信息技术结合，起到档案职业形象宣传、馆藏档案资源宣传、馆室档案宣传的作用，从而进一步扩大档案工作的社会影响力，增强全社会的档案意识。
第四，教育功能。档案信息化建设一方面可以促进对档案工作者的专业教育，另一方面可以实现社会公众通过网络等信息技术更好的了解档案这一原始记录承载的最真实、最生动的传统文化，起到很好的教育作用。

  二、档案信息化建设过程中需要解决的问题

  （一）档案信息化理论体系建设

档案信息化建设是档案部门顺应飞速发展的信息时代，履行工作职责、强化业务功能、拓展服务领域并对档案信息资源实行现代化科学管理的实践过程。它不仅需要以现代信息技术手段作为依托，而且更需要用科学理论进行指导。

从总体上看，档案信息化还处于初步发展阶段，是一个有待于充实完善的领域，这要求我们不断加强相关理论研究，在一定历史