香坊区档案局   常 鸣

 内容摘要：

   作为民营企业建设立和发展的重要见证，民营企业档案越来越受到各界的广泛关注。但由于受多种因素的影响，多数民营企业的档案工作基础相当薄弱。如何搞好民营企业档案工作，更好地为企业和社会服务是当前档案工作中研究的重点与难点。为此，通过与香坊区民营企业的相关主管部门座谈讨论及对民营企业实地调研，探索新时期民营企业档案工作规律和模式，并对如何改善民营企业档案工作提出了自己的一些思考。

 一、民营企业档案工作基本情况

    我区民营企业的档案工作情况大致可分成三种类型:基本实行规范化管理、初具档案工作的雏形、“六无”状态。

    二、民营企业档案工作中存在的问题与根源

    一是企业法人档案意识淡化。二是档案工作起步晚，基础薄弱。三是档案专业管理技术人才严重缺乏。四是档案行政管理部门的影响力受到局限，导致民营企业档案管理在外部专业环境中再次被“边缘化”。

    三、完善民营企业档案工作的对策与建议

    （一）因企制宜，建立和完善民营企业档案工作机制。
    （二）积极引导和促进民营企业做好档案工作。
    （三）制定标准，加强培训，推动民营企业档案工作健康发展。

随着我国经济结构和产业结构不断调整和变革，民营经济已成为非公有制经济不可缺少的重要组成部分。作为民营企业建设立和发展的重要见证，民营企业档案越来越受到各界的广泛关注。但由于受多种因素的影响，多数民营企业的档案工作基础相当薄弱。如何搞好民营企业档案工作，更好地为企业和社会服务是当前档案工作中研究的重点与难点。

   为此，通过与香坊区民营企业的相关主管部门座谈讨论及对民营企业实地调研，探索新时期民营企业档案工作规律和模式，并对如何改善民营企业档案工作提出了自己的一些思考。

 一、民营企业档案工作基本情况

   通过多个部门的摸底调查和数据汇总，目前，香坊区民营企业（除外资、国有、集体、个体）约6615家，包括工业、批发零售贸易业、农业、建筑业、房产开发和其他行业，共六大类。既有独资企业,也有有限责任公司,既有规模以上企业，也有从业人员在50人以下的中小企业。

   我区民营企业的档案工作情况大致可分成三种类型:第一种是基本实行规范化管理,企业经营者对档案工作比较重视,将档案工作纳入企业管理的范畴,愿意或主动接受档案行政管理部门的业务指导,基本建立健全了档案管理制度,配备了档案工作人员和基本的硬件设施,对各种门类和载体的档案基本实行了规范化整理和统一管理。第二种是具备了档案工作的雏形,企业法人具有一定的档案意识,但对档案工作的认识还未完全到位,企业形成的各类文件材料基本上是分散保存、多头管理,缺乏系统的管理措施和科学的管理方法。第三种是基本没有档案工作,企业法人没有档案意识,文件材料处于零散状态,遗失现象严重,也就是我们常说的档案工作仍处于“无意识、无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”的“六无”状态。在这三种类型中,第一种类型的民营企业仅占了很少的一部分,而第三种类型的民营企业则占有相当大的比例。

   民营企业具有独立的生产经营决策、人事劳资、内部机构设置等高度自主的权利。其法人有权决定本企业档案管理的模式，所以民营企业的档案管理既有相同的地方,又有具体管理细节的上不同之处。

    1、档案管理模式：有集中统一管理和分散管理两种形式。集中统一管理的有2家（新中新集团、前进实业总公司）,其余均是分散管理，具体表现为公司办公室及生产、设计和营销等业务经营部门的档案资料各自保管，如庆功林泵业公司。

    2、档案种类：以科技（专业）档案、专门档案为主，构成了民营企业档案主体，一部分大型民营企业也存有特殊载体的档案和电子图纸文件。

    3、从档案管理体制上看：有60%的企业将档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，部分企业建有单独的档案管理制度，或者企业在相关管理制度中有涉及档案或者资料管理的内容。成立了档案管理领导小组，有一名公司级经理分管，有的企业是总经理分管，个别企业有专职档案员，绝大部分的企业是兼职档案员。在专（兼）职档案员中具有大专以上文化程度的占调查总数80%，整体素质较高，主要体现在一方面是学历高，另一方面是计算机水平普遍较高，大都持有不同等级的证书，但对于科学管理利用档案模糊不清。

    4、档案基础设施建设：有40%的企业建有档案室，并且配备有档案柜以及档案装具和装订机、复印机、灭火器、空调等必要设备。

    5、档案工作的基础业务方面：有90%的企业能做到每年的立卷归档。但利用形式单一，利用范围较窄，只在产品、设备图纸复制及财务管理等方面有所涉及，而且尚未产生明显的利用效益。

    二、民营企业档案工作中存在的问题与根源

    虽然我区民营企业档案工作的框架已基本形成，发展势头良好，但民营企业档案工作与民营企业的发展水平还很不相称,民营企业档案工作处于一种相对滞后的状况。主要存在以下问题：

    一是企业法人档案意识淡化。民营企业生命周期相对较短，多数民营企业家以追求最大利润为价值取向,精力和资金主要放在生产、经营管理和销售上，更关注眼前的经营业绩而不会将注意力放到可能在十年以后才发生作用的档案上。因此大多数企业主档案意识薄弱，不了解企业档案的重要性及企业档案工作的具体作法，缺乏档案法制观念，对档案工作没有投入必要的人力、物力、财力，影响了档案工作的开展。

    二是档案工作起步晚，基础薄弱。在早期的资本积累阶段，多数民营企业有可能还存在一点不规范或者违规的操作，规范的档案管理岂不是自找麻烦？何况，民营企业主对核心信息心存戒备，总是担心重要资料为员工熟悉而留下隐患。那么以保管非核心信息为内容的档案工作必然远离企业利益中心，档案的信息支撑作用自然不会有“惊人”表现，因此即便是专职档案员也会显得弱势，而多数民营企业的档案管理岗位还属兼职，民营企业档案工作之轻就可以想见了。

    三是档案专业管理技术人才严重缺乏。档案工作往往由财务或办公室工作人员兼任，专业不对口，业务不熟悉，且民营企业在人力资源上的强流动性导致员工档案意识不强，因为对档案的重视源于一种对过去和未来的时间观，没有长期工作下去的计划，当然无心档案积累的行为。要做好民营企业档案工作，档案专业人才是必不可少，从民营企业实际情况看，大多数民营企业根本没有档案专业人才，也没有考虑过引进档案专业人才，这就更加大的我们档案行政管理部门服务和指导民营企业档案工作的难度。

    四是由于国家在民营企业发展中的自主原则，也使档案行政管理部门的影响力受到局限，结果导致民营企业档案管理在外部专业环境中再次被“边缘化”。在《物权法》颁布之后，民营企业档案的产权属性变得更加明确，档案行政管理部门在民营企业档案管理问题上的“监管”、“指导”、“加强”和“规定”这些字眼已变得更加没有可操作性了，档案行政管理部门在民营企业档案管理问题上不可能变得更直接，“倡导”、“服务”、“侧应”是档案行政管理部门应该具有的属性。民营企业档案管理问题将更多地依靠自主发展和社会联动。

    三、完善民营企业档案工作的对策与建议

    民营企业档案管理的基础虽然比较薄弱，但也内藏很多积极的因素。第一，民营企业中的私营企业，“家族”文化特征明显，我国家族管理中素有“修谱”的传统，民营企业中的“领袖”、“英雄”情结，就是民营企业开展建档的心理榫点（有些地方直接称民营企业建档是为民营企业“修谱”）。第二，在很多民营企业，比如在深圳，民营企业将档案概念多理解为“文控”，其实这更帖近档案首先作为“工具”的实质，档案方式就是帮助企业对文件实现安全有效的掌控。第三，在对待具体存档的选择，他们更注重档案资源结构与企业效益的相关性，他们对档案工作更具有低成本的取向，看重档案是否能在生产经营中及时得到利用，可以说这是对档案信息价值更