哈尔滨市房产住宅局档案信息中心 耿长荣

  【内容摘要】
   在知识经济初露端倪，信息成为重要战略资源的今天，房地产档案信息如异军突起，以其独有的特点与价值被全社会所关注，在经济发展和社会进步中处于重要地位。新时期房地产档案工作由原来的封闭型、保管型、被动型向开放型、科技型、主动型转变。如何适应档案工作转型的需要，开发利用房地产档案信息，提高其利用价值，高质量、快节奏、多渠道地为社会服务，已成为档案管理工作中的一个重要课题。

随着社会公众对档案利用需求的扩大，档案利用的内容和方式在发生着巨大的变化，对档案利用的要求也日益提高。档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临着新的考验与挑战，档案利用工作中不可避免会出现种种问题。本文针对档案利用工作中遇到的一些共性问题，提出相应对策，以期对档案利用工作的发展和转型献出自己的微薄之力。

【正文】
   人类社会已经进入21世纪，知识经济初露端倪，信息成为重要的战略资源。档案信息作为“信息链”中的重要一环，在经济发展和社会进步中处于重要地位。房地产档案信息如异军突起，以其独有的特点与价值被全社会所关注。

作为档案众多门类中的房产产权档案 , 是城市房产行政管理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理中直接形成的有价值的房产历史记录，是城市房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。房产产权档案在权属登记、交易评估、房管政策、司法仲裁、城市规划、城市建设、物业管理、旧城改造、史迹考证、房地征税等工作中都有重要的作用。

新时期房地产档案利用工作正在由原来的封闭型、管理型、被动型向开放型、科技型和主动型转变，作为新时期档案人，正确认识档案利用工作的现状，发现档案利用工作中存在的问题，并且提出相应的对策，以实现档案利用工作的顺利转型，促进房地产事业健康有序发展。

  一、档案利用工作的现状。

房地产档案是政府职能部门依照法律规定，代表国家对房地产所有权和相关权利进行登记、确认和规范管理活动中形成的，反映权利人、房屋自然状况及土地使用状况，具有法律凭证价值，应当保存的各种载体的文件材料，它能合法地证明权利人与房屋、土地之间的权利关系的原始凭证，表现的是权利主体与权利客体的社会经济关系的法律形式。由于房地产档案形成来源的合法性和反映对象的客观性，决定了房地产档案作为凭证所具有的法律效力，从而使房地产档案成为国家实行有效的产权保险体系的一个要素，成为房地产产权界定的有力凭证，为实施产权管理和产权保护提供了可靠的法律保障。具体表现为：

  1、房地产权属管理离不开房地产档案的开发利用。房地产档案反映的对象是自然人与法人对房屋和土地所拥有的合法权利，表现的是社会关系。房地产档案又不同于其他档案，它时常在“静态”中潜伏着“动态”，它是第一手的包含测绘技术和确权经验等内容的权利状况材料。并且这种权利状况会由房地产的买卖、交换、继承、赠与、划拨、转让、分割、合并、裁决等因素致使权属转移变更；由房屋的新建、翻建、灭失等引起房地产现状的改变，其中任何一种客观变化都必然导致权利状况的变化。

  2、规范房地产市场行为、促进房改政策落实离不开房地产档案的开发利用。首先，房地产业作为国民经济的先导产业，它的繁荣和发展又取决于规范的房地产市场的日益活跃，这些都要以明晰的房地产权利归属关系为前提。其次，随着住房制度改革的不断深化，人们对住房的多元化需求，刺激了房地产二手交易市场的迅速发展，而确认交易行为是否合法有效，需要从房地产权属档案中提供的房屋产权依据，不仅可提高权属转移变更登记的准确性和工作效益，而且有利于发现和制止不法之徒的诈骗行为。

  3、房地产纠纷仲裁、司法协助离不开房地产档案的开发利用。房地产权属管理过程中直接形成的产权档案，成为司法部门对房地产纠纷进行仲裁的主要证据。

  4、城市建设同样也离不开房地产档案的开发利用。城市规划、旧城改造、拆迁安置、物业管理等工作，若采用传统的调查、丈量、测算的方法，投入大、周期长、可靠性差。利用馆藏的房地产权属档案和现代化的图形数据库，可以较全面地反映各类房产的户数、面积、结构，可以及时地为建设部门提供各类数据，既节省资金又能较快地计算出成本，加快工程进度。

 二、档案利用中存在的问题。

 随着社会公众对档案利用需求的扩大，档案利用的内容和方式在发生着巨大的变化，对档案利用的要求也日益提高。档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临着新的考验与挑战，档案利用工作中不可避免会出现种种问题。

  1、公民利用档案的权利与档案利用限制的关系

 根据《中华人民共和国档案法》第十九条及《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条规定公民有查阅开放和未开放档案的权力，但查阅未开放档案是有限制的。在具体的接待利用档案中，如何把握对未开放档案的提供利用与限制利用的关系，是有一定的难度的。

  2、档案利用的方式

 按照《实施办法》第二十二条“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者提供利用档案，采用阅览、复制的这二项方式不存在问题，只要公民符合利用条件即可。而采用摘录方式提供利用档案，在具体操作中也存在一定的难度和风险。仍以建筑执照档案为例。该专业档案在其形成部门的利用有二个便利条件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握与操作；二是采用何种利用方式即出具何种方式的档案证明就能满足公民的需要，档案形成部门也容易自行掌握。而这二个问题是由专业档案的特性所决定的，其档案形成部门对专业档案提供利用方式及提供利用程度、范围掌握的准确度、方便度肯定比较高。对于区级综合档案馆在提供这些专业档案时难免会遇到种种问题。如有的利用者要求本馆提供摘录式档案证明，那么在一张“建房申请表”上，有许多公章、签字、简易建筑图、标注的各种数据等档案信息，遇到这种情况，采用复制方式出证，可以保证档案证明的真实性。但却不能满足利用者的需求。

  3、档案利用中的出证问题

 在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档案提出开具未查到档案证明的要求。档案馆依据所查到的档案应该为利用开具其所需证明；但对未查到档案是否也应该按其要求开具未查到证明呢？这在《档案法》及《实施办法》中并未明确规定。

 但有关档案利用理论则提出“档案证明是指档案馆根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而编制的一种书面证明材料.制发档案证明是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一”，《档案信息化工作实用手册》中“档案工作基础术语”，解释档案证明:“档案馆发给查询者的一种认证文件。说明馆内有无所查询的文件、文件中有无所查询的有关问题与事实的记载，以及