哈尔滨市市政工程设计院  马楠

 摘要：在信息网络时代，企业档案信息化管理将不可逆转地向电子化和数字化方向发展。我院作为设计企业保管着很多具有参考价值的市政工程技术文件，其中包含初步设计、文件材料、地质勘测报告、施工图纸等技术类档案和资料。技术档案已形成了完整独立的管理体系，在这样的情况下，如何进行档案工作的信息化、数字化管理，方便技术人员查阅、检索和利用是我们档案管理工作者要深入研究的问题。本文针对技术类档案的归档范围、归档办法，分析了企业在电子文件管理中存在的问题，阐述了本单位应用档案管理软件，推进企业档案信息化和数字化建设，实现了标准化、数据管理功能、便于检索查阅功能和管理自动化功能。

关键词：设计企业、技术档案、档案管理、数字化建设

随着社会的发展，经济的飞跃，城市也在不断发展更新，在城市建设发展日新月异的今天，市政工程设计档案作为一个独立的体系已逐渐形成，哈尔滨市市政工程设计院作为一个市政工程设计单位，承担过大量城市公用基础设施的设计工作，保管着很多具有参考价值的市政工程初步设计、文件材料、地质勘测报告、施工图纸等技术类档案和资料。由于年头众多，档案复杂，如何有效地将原有档案归档分类，如何将这些档案实现数字化管理，以方便检索使用是我们应该探讨和解决的问题。

  一、技术档案的归档范围

设计院的归档项目主要是工程设计项目，其中根据设计阶段又分为可行性研究报告、初步设计、施工图设计等纸质技术档案，施工图又分为施工图设计底图、施工图设计正卷、施工图设计副卷等纸质技术档案，同时要求纸质技术档案的电子版技术档案相应归档。另外，地形图也是我院归档范围之一。

施工图设计文件归档包括以下方面内容:根据专业总体分为文件材料和施工图设计，文件材料涵盖设计任务通知书、工程设计计划书（开工报告）、互提资料传递卡、设计和开发输入清单报告、工程设计事先指导卡、设计和开发评审报告、设计和开发输出清单报告、设计文件校审记录、设计（图纸、计算）校审汇总表、设计确认卡（图纸会审、施工图交底）记录、设计变更单、工程设计总结（完工报告）、施工现场工作记录、特殊过程能力确认报告、设计中间检查记录、工程设计质量评定卡；施工图设计包括各专业设计说明、施工图，以及变更、补充设计。

  二、技术档案的归档要求

  工程设计各阶段成果均定期归档。每个工程项目均有一份归档登记表，每次归档均登记。

  1、设计基础资料

     建设单位提供的全部设计基础资料，原始资料，均必须在拿到该资料后立即复印，复印件作为设计资料，原件归档。

  2、设计成果

     由于设计院的特殊性，所以一般的设计成果都是图纸形式存在，其中包括初步设计和施工图设计两部分。

  3、内部作业文件

内部作业文件为各专业的计算书，互提资料记录，设计文件，校审记录单，以及程序文件中规定要归档的资料。这些资料在全部设计完成后，由专业负责人整理后交档案室归档。

  4、设计修改

    设计完成后的设计修改图，按施工图的归档办法归档。

 三、改变传统的管理模式，向数字化档案管理迈进

随着计算机技术的进一步发展，工程设计档案已经由过去的手绘蓝图变成使用AutoCAD、Photoshop、3Dmax等图形处理软件来绘制，所以设计院的技术档案归档分为两部分，即过去的纸质图纸档案归档以及现在的电子文件数据归档。在从事档案管理工作的几年里，我发现我院绝大部分档案还是以纸质档案居多，数字化管理还未得到更好的发展，要想真正的实现企业档案管理的数字化建设，就要抓住这个重点。下面就谈谈企业电子文件管理中存在的问题：

 一是归档内容过多。从上面的技术档案归档范围不难看出我院目前需要归档的技术档案内容复杂，从设计的最初阶段可行性研究报告直到最终施工图设计以及出现的变更、补充设计都要做到一一归档，这样直接导致院档案室存储空间不足，库房膨胀。目前，我院档案室主要划分为三个区域，即技术档案存储区、财务档案存储区、行政党务档案存储区。而技术档案存储区又分为可行性研究报告区、初步设计区、施工图设计副卷区、正卷区、底图区等等多个区域。随着积累年头的增加，档案数量也与日增加，逐渐显现出空间不足的缺点。

 二是归档办法繁琐，也就导致工作效率提高慢。从生产设计科室形成初步文件到最终施工图确定就经过了较长的过程，直到最终档案管理工作人员归档，其步骤、方法繁琐，不便于工作的开展。这样也导致档案查询利用的不便。

 三是档案意识淡薄。有人错误的认为档案不能直接为企业产生经济效益，对档案管理工作不够重视，因此产生了设计人员归档困难的问题。每年年底我院都要求各设计室将本年完成的工程设计项目按照统一标准整理归档，但是由于重视程度不够不能及时完成工作，从而增加了档案管理人员的工作量。

 四是电子文件的整理和归档较为混乱。电子文件的形成和使用涉及到企业的相关部门，而这些职能部门以往只看重电子文件在短期运行过程中的作用，忽视了电子文件安全归档和保存，造成电子文件不能及时归档。

 五是对电子文件管理的安全意识较淡。企业档案管理人员或有关人员在生成或使用电子文件后，没有备份保护，造成数据丢失或文件损坏。往往会有这种情况发生，设计人员将已完成的设计任务存储于计算机内，但在某种情况下计算机不能正常工作，而完成的设计成果只有一份，未能及时备份，也就直接导致设计任务无法交出，增加许多困难。

 四、技术档案的数字化建设

工程设计档案是我院重要的信息资源，档案信息化建设既是企业信息化建设的重要组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。档案信息化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。