一、 规范标准

针对纸质档案进行数字化工作的情况。

1、《哈尔滨市文书档案机读目录格式》（哈档发〔2009〕15号）

办公自动化没有直接生成电子档案，或者没有按照国家标准生成符合要求的电子档案数据的单位，对纸质档案按照规定进行管理后，必须把相关项目录入到档案管理软件中，录入规范要符合《哈市文书档案机读目录格式》，实现计算机检索目录。

机读目录管理分为案卷目录、卷内目录和归档文件目录，2001年开始以件为单位进行档案管理后，以前有案卷管理和卷内管理的单位基本也都将纸质档案移交进市档案馆，数字化工作由市档案馆完成。

归档文件管理必须著录的项目包括：文件题名、责任者、时间、文件字号、页数、全宗号、年度、机构（问题）、件号、保管期限、人名、密级、档案馆代码、利用形式。

文件题名是一份文件的名字，通常由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个基本部分组成。若题名中出现的年份为大写的数字（如：二〇〇三年），著录时统一用阿拉伯数字进行著录（如：2003年）；

责任者为制发文件的组织或个人的全称或通用简称，与实体档案管理一致；

时间为文件形成时间，10位字符，YYYY.MM.DD，阿拉伯数字，不确定的用0000或00代替；

文件字号为收发文字号、图号等，没有的就空着，例哈公办字[2016]63号；

页数为本份归档文件的实有页数；

全宗号档案馆给立档单位编制的代号。录入时，全宗号为5位,其中前两位用大写汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号，不足的在前面以“0”补齐（如：XD018）；

年度指归档文件的形成年度，为4位阿拉伯数字；【打印本页】【关闭本页】