电子档案管理亦或工程项目的电子档案管理已经成为新时代档案管理人员的重任，在祖国日益壮大的科技发展时期，如何管理并利用好电子档案，特别是工程项目的电子档案是目前档案管理的重点，同时也是档案管理工作中的难点，为此，努力研究电子档案在收集、转换、整理、统计、利用、共享等多个环节工作中的问题并逐一解决是攻克电子档案管理难题的有效办法。

一、工程项目电子档案管理的前提

（一）明确电子档案收集范围、规范电子档案管理标准。一是电子档案的收集范围应从实际出发，结合工程项目的专业特点，按照工程项目建设相关规范的归档范围为基础，编制简明、有效、实用的《电子文件归档范围与电子档案保管期限表》，通过该表实现工程项目电子档案收集的完整性、规范性。研究并编制各专业工程项目内业资料的归档模版，实现内业资料归档范围标准的统一。按水利、市政、交通、建筑等不同专业，依据国家行业规定，搜集整理相关规范内的归档范围，并将归档范围转换成档案系统可使用的范围模板。二是编制电子档案管理制度，规范工程项目电子档案的收集时间、存储格式、电子文件分辨率、存储大小、电子文件扫描前修护、扫描后工作纠偏等内容。以不同参建单位的建设性质划分电子档案管理职责，在招投标文件以及合同条款内将工程项目的电子、纸质档案的收集、整理、移交等工作明确，同时从源头上入手，在工程项目开工前下发并讲解各参建单位的档案管理职责和工作标准，为工程项目电子档案的管理做好制度支撑。

（二）利用档案管理系统软件，实现工程项目电子档案管理网络化。一是在档案管理系统内增设工程项目电子档案有关收集管理和移交归档两个类别的范围模版，实现工程项目在建设过程中实时按照档案标准收集保管工程项目档案。按照项目、阶段、标段、范围4个层次，构成一个树状结构模板，以此细化每个工程建设项目的收集以及归档范围。第一层目录为项目名称（即工程项目名称），二层目录为阶段（工程建设项目内按建设施工程序可划分为前期、管理、施工、监理、检测、竣工六个阶段）。三层目录为标段（工程项目内标段）。最后一层便是文件归档范围（这一层是建设施工程序内每个阶段、按标段划分应归档的文件范围）。利用模板规范档案的移交内容，确定应移交档案的目录范围，保证移交档案按标准移交，确保档案收集的齐全完整。二是研究工程项目内业资料实时归档和期间控制模块，确保内业资料的真实性。各参建单位在文件形成时，通过系统模版录入、报送和流转，待文件确定最终版本后，完成打印和数字化处理，并同历史电子数据一并存储。接收单位可实时在系统中对比检查内业和工程实际进度，有效实现内业资料的期间控制，确保工程项目内业资料的真实和准确。利用计算机与网络技术实现实时数据上传、电子文件归档，解决因工程项目建设时间较长，档案移交工作滞后，无法恢复原始信息的问题，第一时间将电子文件信息留存并合理分类整理以待移交归档。三是研究移交流程和标准化工作方法，降低内业接收检查难度。工程项目施工、监理阶段内业资料在进行纸质档案移交时，采用系统在项目建设过程中实时录入时已生成的移交目录，由移交单位在系统内对照并完成自检自查后打印移交明细。接收单位按移交明细与纸质档案进行对照。解决了施工、监理内业资料专业性较强，档案员不熟悉技术业务的问题。在系统中设定移交工作流程，统一工作标准，简化工作难度，以便减少岗位学习的技术难度。

（三）保证工程项目电子档案的信息安全。确保办公环境防火、防盗、防灾设施健全；购置抗静电、抗辐射、防尘、防水、防漏电等安全实施，以及相应措施的建立。为了保护档案信息的实体安全，定期做好防盗、防灾的隐患排查。其次建全温湿度、尘埃、静电、电磁场、冲击震动、噪音和照明等指标的执行标准、监测制度和应急预案。建设网络系统信息安全保障屏障。建立完善的档案数据备份机制。通过实时备份、定期备份、异地备份，确保档案信息的安全。

二、工程项目电子档案资源的管理

（一）管理工程项目电子档案资源，实现工程项目建设信息的资源共享。在工程项目建设的各个阶段中，利用计算机网络、系统软件以及工程项目建设程序、档案收集管理办法，实现工程项目建设，从项目立项、规划设计、招投标合同、开工审批备案全部流程办结后的实时上传，确保工程项目资料历史痕迹的全面保留。勘察、设计、建设、施工、监理、检测等单位通过软件平台对工程项目建设阶段各个工作节点文件进行上报、审批操作，由系统软件全程记录并实现信息共享，减少档案重复录入和扫描、打印等工作量。实现工程项目电子档案网上全文查阅、下载、打印等利用形式，解决时间和空间上存在的不便利、费时、费力等问题。工程项目电子档案借用人根据个人的利用权限在网上不分时间地点，足不出户即可完成电子档案信息的查阅、打印。不仅有效提升了工程项目电子档案利用的工作效率，减低了各个承建单位电子档案的管理成本，同时减轻了工程项目电子档案整理人员的工作量。同时，通过档案管理系统全程为档案利用人提供档案检索，不仅效率高，更大大提升了工程项目电子档案利用的准确率。

（二）开发工程项目电子档案资源，实现数据分析。工程项目的建设按专业划分可大概分为水利、市政、交通、建筑等，每个专业内工程项目的建设标准以及工序方法基本相同，通过合理的资源开发，从中提取具有共性的信息资源，对工程项目的建设将起到事半功倍的作用。在档案系统软件研发过程中，将一座桥梁从立项、可研、初设、施工图、招投标、开工建设等工程建设过程中每个阶段的申报时间、批准时间，计划时间、完成时间，预算金额、结算金额，投资规模，建设内容等各个属性都形成列表，既可在前台显示，也可以在数据库内留存，以方便数据提取时的删选。一旦我们想将同专业同规模多个项目的施工周期进行比较，通过计算机便可以将有记录的全部项目删选出来并形成对比，通过以上方式可以帮助工程项目企业实现想要的数据分析，为工程项目建设提供有效的数据报告，为企业争取更多的效益。

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