哈尔滨水务投资集团 (以下简称集团)是市政府所属的国有独资企业，负责松花江哈尔滨段的沿江开发与建设。主要承建了北国水城、百里生态长廊、马家沟、呼口大桥、北京东路、友谊西路、避暑城等20个重点工程项目，累计完成总投资200余亿元。在省市档案局的指导下，集团坚持“主动收集、实时归档”的管理原则，从档案收集模式、管理标准、服务机制等方面进行变革和创新，不断适应新形势下档案管理工作。荣获全省档案工作先进集体光荣称号，在市属企业集团中第一家获得“黑龙江省企业档案工作规范化管理一级单位”荣誉称号。

一、领导重视支持，奠定档案管理信息化基础

领导的重视和支持是档案管理工作发展的重要条件。集团自成立之初就将档案管理工作作为企业发展的基础，严格履行项目建设法人职责，专门成立了档案与信息中心，作为档案信息管理机构。同时为做好工程档案的质量控制和收集管理，在档案人员配备上，除了选择掌握档案业务基础理论知识人员外，还增加了熟悉工程专业的技术型人员。为适应档案信息化发展趋势，将集团信息化职能并入档案中心，统一负责集团综合档案管理和信息化建设工作，实现档案业务与计算机技术的科学结合，迅速推进了电子文件归档和电子档案管理工作。在档案管理和档案数字化经费上采取实报实销的方式，有效保证了档案管理工作的健康开展，稳步推进了集团企业管理水平。

二、细化档案管理流程，提升档案工作水平

在构建档案归档、保管、保密、借阅等制度的同时，做好精细化管理，细分每项岗位工作环节、步骤和程序，注重积累工作经验。借鉴丰田工厂的流程、看板、现场、质量等管理模式，绘制档案工作流程图、编写档案管理工作手册，将档案借阅、收集、归档等工作需要注意的事项、工作步骤、经验方法进行细化，明确岗位工作标准和职责，保证工作质量进一步提升。同时，为每项工作制定具体可行的管理表格，确定工作范围、内容以及标准；学习并整理汇编有关档案管理、工程建设、电子档案等行业法律法规，方便档案员学习和业务查询。采取看板管理的方式规划和布置档案库房，用不同色标反映档案的类别，将档号编制规则、图纸叠放方法、档案整理步骤等工作中的关键点粘帖上墙，方便档案员工作，初步实现了档案管理工作的流程化、标准化、可视化。

三、拓宽工程档案接收检查思路，提高档案装订入库质量

工程档案是工程项目建设全部过程的真实记录，其中重要隐蔽工程的质量评定、检测记录、测量数据等原始记录具有不可后补性。为确保工程档案的真实性和准确性，必须在工程项目建设前做好培训工作，明确档案收集范围、份数、存档形式、移交时间等要求；在施工中做好监督和指导工作，定期深入施工现场，对档案的收集情况进行规范；在完工后做好接收工作，改变送交单位送什么就收什么的“常态”接收模式，针对水利、市政等不同专业设计相应的检查表格，并按表格确定的检查标准，依次由送交单位自检、工程专业人员初检、档案人员终检的连环检查方式进行检查，避免出现资料不完整、数据不准确、签字盖章不全等现象。统一对工程档案进行装订，确保质量规范统一，避免送交单位在社会上复印装订，造成的档案装订标准不一、图纸折叠不规范、多套资料之间页数不符等现象。

四、自主开发建设档案系统，开展电子档案管理工作

档案信息化是档案发展的趋势，而做好电子档案管理工作更是重中之重。档案业务管理系统和电子档案系统是档案信息化的重要支撑。在系统建设上，集团在试用市场上多款档案管理软件后，因其操作步骤、流程、界面以及实用性等方面不符合行业操作习惯，且软件公司技术人员缺乏文书、工程档案业务经验，在软件后续升级开发时存在沟通困难。为此，集团利用计算机与档案同在一个部门的优势，决定自主开发档案系统。采取由1名既熟悉档案业务又了解计算机知识的人员，负责系统的需求分析，外聘专业程序开发人员的方式。首先，建设电子汇签审批与电子档案归档一体化管理系统，按照文书收发文的工作流程，实现收文网上签收、拟办、领导批示、处理办结、督办、归档、移交等工作，确保收文增量的实时数字化。其次，建设工程档案管理系统，依据工程档案的移交范围，实现工程档案收集范围的判断和统计等工作。保证归档资料的全面和未归档资料的追查。建设电子档案管理系统，通过业务系统和电子档案系统的接口管理，采取人工和系统共同参与的形式，进行电子文件归档管理的前端控制、电子文件收集、鉴定与整理、存储保管和利用处置等功能。目前，正在不断地完善档案管理系统，申报国家级第二批电子档案管理试点企业。

五、创造学习氛围多元化，培养档案管理复合型人才

档案队伍的团体建设决定档案工作的发展前景，新形势下复合型档案员既要精通档案管理又要具有较为广博的知识,并能适应外部环境变化,胜任多方位工作。为此，制定了档案员职业培训计划和系统性培训内容，定期组织档案员学习档案业务知识、工程项目建设标准、计算机应用新技能和档案数字化新技术。通过开展经验分享、邮件沟通、工