哈尔滨水务投资集团有限公司是哈尔滨市政府成立的国有独资公司，主要负责松花江哈尔滨段的沿江开发与建设。自成立以来先后承建了18个工程项目，总投资达200亿元，项目建设中参建单位共计500余家，集团档案中心已接收施工单位移交的工程档案130家1.5万卷。目前我集团结合新形势下档案资源社会化、信息化和专业化趋势，在工程档案收集模式、管理手段、服务机制等方面，按“主动管理、实时归档、全程控制”的原则，重点做了以下三点工作。

一、转变档案管理工作思路，实现档案主动管理

我集团档案主要以工程档案为主，为保证每项工程档案的真实性、准确性和完整性，有效推动工程档案的收集工作，我集团从档案中心职能、档案人员业务能力和档案管理制度建立上，转变工作思路方法实现档案主动管理。1.集团档案中心的职能转变。为做好工程档案的集中管理，在建设300㎡档案综合库房的基础上，还专设40㎡数字化处理室对工程档案资料实时进行数字化处理加工；专设60米档案副本制作室和40米档案装订室对施工单位移交的工程档案按统一标准进行装订组卷；专设40米档案接收审核室，对移交的工程档案进行入库前审核。我集团档案中心的职能已从档案保管、档案数字化处理、复制、装订等扩展到工程档案审核。2.集团档案人员业务能力的转变。集团档案人员在业务上不仅要有档案方面的知识能力，更要熟悉工程建设管理程序。集团承建一项工程的档案便可达数万件，在提供档案利用时，利用者常常是只能提出大致需求，但不清楚文件的具体文号和名称，因此我们档案人员不仅要对每个工程项目的档案充分熟悉，还要对每个工程建设项目、建设阶段的实施过程充分了解。做到档案入脑，工程入心，逐步实现后现代档案管理模式，做到每个档案员就是一个有生命的和可移动的档案库。3.集团档案管理制度的转变。我们在制定档案管理规定的基础上，又先后细化编制了内部使用的工程档案管理细则、工程档案移交接收流程、档案装订规范标准、档案员工作手册等多个制度规定。建章立制从根抓起，有效地规范了集团内各协作部门的审核监督协同工作。例如在工程签订的合同条款上应明确工程档案的移交数量、载体（纸质和电子档案并存）、档案质量进行细节约定，利用合同限定和约束承包人。

二、利用工程档案管理系统软件，保证档案及时归档

为保证工程档案的实时归档，我们按水利工程建设管理程序，自行开发建设了工程档案管理系统软件。1.制做模板细化工程档案归档范围。我们将工程建设项目化分为项目、阶段、标段、范围4级类目，构成一个树状结构模板。以此细化每个工程建设项目的归档范围。一级类目为项目（工程建设项目），二级类目为阶段（工程建设项目内按建设施工程序划分的前期、管理、施工、监理、检测、竣工阶段）。三级类目为标段（工程建设项目内的标段）。四级类目为归档范围（每个阶段下、标段下应归档的文件范围）。2.利用模板规范档案移交内容。我们通过以上建立的模版（应移交档案的目录范围）既可以清楚工程档案的接收和移交范围内容，保证移交档案内容按标准顺序摆放，且全面不漏件。3.通过模板目录填写内容及时统计归档情况。通过统计在软件中模版类别文件目录是否填写和上传文件电子版，可实时统计出该项目工程档案从立项到竣工全部过程资料数据未归档文件的明细。对未归档文件通过系统自动发提醒短信和人工催告，有目的性的保证资料及时归档。

三、优化档案工作流程，实现档案管理全程可控

针对工程档案审核中经常出现的工程档案组卷不规范、资料不完整、文件内容逻辑不符等近百种现象。我们通过调整和优化档案工作流程，在三个方面控制工程档案的质量。1.工程项目建设三个时期控制。在工程开工前组织参建单位进行工程档案培训，使参建单位明白日常收集整理时的要求和工程竣工时的归档范围。在工程实施中不定期到施工一线进行档案指导检查，抽查参建单位档案管理的工作情况，有效控制参建单位资料的真实性，避免资料后补，资料编改等现象。在工程完工后由专业人员对工程档案进行统一组卷、装订，强化工程档案的组卷统一化、装订规范化。2.工程项目档案接收五层控制。接收前监理单位应按照工程监理规范对工程档案资料准确性进行审核。监理单位审核通过后，由集团工程建设指挥部按集团工程档案管理细则的要求，对工程资料的完整性和规范性（装订和移交标准）进行审核。经工程指挥审核通过后，方可送交集团档案统一装订室进行审核，审核合格后按要求进行组卷、装订、扫描等工作。工程档案完成装订后再由集团档案中心审核人员进行终审，工程档案的内容以及装订的完整性、规范性通过审核后方可与移交单位完成档案交接工作。3.工程档案管理系统软件的实时控制，工程档案管理系统软件不仅将一个工程建设项目在不同时期应归档的范围细化，同时还具有文件实时上传与审批的功能。也就是利用工程档案管理系统软件我们可控制一个工程项目从立项到竣工所产生每一份文件时进行电子文件的实时归档。

工程档案的形成本身具有较强的专业性、较大的突变性和较复杂的整体性，我们在工程档案的管理工作上还需要不断的完善，逐步实现工程档案管理的社会化