（2008年12月5日市人民政府第39次常务会议通过，根据2017年10月20日市人民政府第12次常务会议《哈尔滨市人民政府关于修改<哈尔滨市行政机关培训收费管理办法>等十七部市政府规章的决定》修正）
　　

第一条 为加强职工档案管理，有效地保护和利用档案，维护劳动者合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《哈尔滨市档案管理条例》等有关规定，制定本办法。
　　

第二条 本市行政区域内与机关、团体、企业事业单位、个体经济组织、民办非企业单位(以下简称用人单位)形成劳动关系的劳动者(以下简称职工)的档案管理，适用本办法。
　　

第三条 本办法由市档案行政管理部门负责组织实施。
　　

区、县（市）档案行政管理部门按照职责分工，负责辖区内职工档案的管理工作。
　　

第四条 用人单位必须为职工建立个人档案。
　　

第五条 职工档案由用人单位的人力资源职能机构负责管理，用人单位不具备保管条件或者有下列情况之一的，用人单位或者职工应当将档案委托给具备档案保管资质的中介机构（以下简称档案代管机构）代管：
　　

（一）破产或转制企业的失业人员；
　　（二）离职、辞职、开除、终止（解除）劳动关系的人员；
　　（三）自谋职业、自费出国人员、个体经济组织雇用人员、外企驻哈机构的中方雇员；
　　（四）灵活就业人员；
　　（五）其他有档案保管要求的用人单位或个人。 　　
　　

第六条 用人单位或者职工委托档案代管机构保管职工档案，应当与档案代管机构签订委托协议书，明确双方的权利、义务、违约责任等内容，并向用人单位开具调档函，转移职工档案。档案代管机构接到职工档案后应当认真清查登记，确认无误后方可归档。对转来的档案材料不齐全的，应当退用人单位补齐。
　　

第七条 用人单位的人力资源职能机构和档案代管机构（以下简称档案管理机构）应当按规定办理职工档案登记，并指定专人、设立专库（柜）管理职工档案，确保职工档案的完整、真实和安全。
　　

档案管理人员应当具备档案和相关专业知识，并接受档案行政管理部门的业务培训。
　　

第八条 用人单位的人力资源职能机构应当履行下列保管职工档案职责：
　　

（一）收集、整理、立卷，保证职工档案材料的完整齐全； 

（二）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
　　（三）登记职工工作变动、签订劳动合同、办理社会保险等情况；
　　（四）依法为有关部门提供职工情况；
　　（五）做好职工档案的安全、保密和保护工作；
　　（六）办理其他涉及职工档案的有关事项。
　　

第九条 档案代管机构应当履行下列保管职工档案职责：
　　

（一）收集、记录、鉴别、整理职工档案材料；
　　（二）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
　　（三）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
　　（四）办理用人单位或者职工委托办理的其他相关事项。
　　

第十条 任何单位和个人不得涂改、伪造、擅自销毁职工档案，不得公布、泄露档案内容，不得私自保存他人档案或利用职工档案材料营私舞弊。
　  

第十一条 立卷归档的材料应当经过认真鉴别，做到材料真实、文字清晰、手续齐备。材料须经用人单位审查盖章或本人签字的，应当在盖章或签字后归档。
　　

第十二条 档案管理机构向社会保险经办机构移交退休职工档案，移交双方应当严格履行交接手续，填写移交清册，同时移交职工档案案卷目录和电子档案。
　　

第十三条 档案转出单位和接收单位转递职工档案，应当遵守下列规定：
　　

（一）对转出的职工档案，必须按《职工档案转递通知单》的项目登记，并密封包装；
　　（二）对转出的材料，不得扣留或分批转出；
　　（三）接收单位收到职工档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执15日内退回。转出单位逾期未收到回执的，应及时催问、追查；
　　（四）《职工档案转递通知单》应在转出单位保管满20年以上，方可销毁；
　　（五）档案的转递必须通过机要部门或专职人员取送，不得交本人或其他人员携带。
　　

第十四条 职工档案出现丢失、损毁的，档案管理机构应当依据《哈尔滨市企业职工档案丢失损毁补办认定办法》的规定，及时采取补救措施，履行补办档案义务，并向档案行政管理部门报告。
　　

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