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哈尔滨市职工档案管理办法

(2008年12月5日市人民政府第39次常务会议通过,市政府令第194号。根据2017年10月20日市人民政府第12次常务会议《哈尔滨市人民政府关于修改<哈尔滨市行政机关培训收费管理办法>等十七部市政府规章的决定》修正)
  

第一条 为加强职工档案管理,有效地保护和利用档案,维护劳动者合法权益,根据《中华人民共和国档案法》、《哈尔滨市档案管理条例》等有关规定,制定本办法。
  

第二条 本市行政区域内与机关、团体、企业事业单位、个体经济组织、民办非企业单位(以下简称用人单位)形成劳动关系的劳动者(以下简称职工)的档案管理,适用本办法。
  

第三条 本办法由市档案行政管理部门负责组织实施。
  

区、县(市)档案行政管理部门按照职责分工,负责辖区内职工档案的管理工作。
  

第四条 用人单位必须为职工建立个人档案。
  

第五条 职工档案由用人单位的人力资源职能机构负责管理,用人单位不具备保管条件或者有下列情况之一的,用人单位或者职工应当将档案委托给具备档案保管资质的中介机构(以下简称档案代管机构)代管:
  

(一)破产或转制企业的失业人员;
  

(二)离职、辞职、开除、终止(解除)劳动关系的人员;
  

(三)自谋职业、自费出国人员、个体经济组织雇用人员、外企驻哈机构的中方雇员;
  

(四)灵活就业人员;
  

(五)其他有档案保管要求的用人单位或个人。   
  

第六条 用人单位或者职工委托档案代管机构保管职工档案,应当与档案代管机构签订委托协议书,明确双方的权利、义务、违约责任等内容,并向用人单位开具调档函,转移职工档案。档案代管机构接到职工档案后应当认真清查登记,确认无误后方可归档。对转来的档案材料不齐全的,应当退用人单位补齐。
  

第七条 用人单位的人力资源职能机构和档案代管机构(以下简称档案管理机构)应当按规定办理职工档案登记,并指定专人、设立专库(柜)管理职工档案,确保职工档案的完整、真实和安全。
  

档案管理人员应当具备档案和相关专业知识,并接受档案行政管理部门的业务培训。
  

第八条 用人单位的人力资源职能机构应当履行下列保管职工档案职责:
  

(一)收集、整理、立卷,保证职工档案材料的完整齐全; 

 

(二)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;
  

(三)登记职工工作变动、签订劳动合同、办理社会保险等情况;
  

(四)依法为有关部门提供职工情况;
  

(五)做好职工档案的安全、保密和保护工作;
  

(六)办理其他涉及职工档案的有关事项。
  

第九条 档案代管机构应当履行下列保管职工档案职责:
  

(一)收集、记录、鉴别、整理职工档案材料;
  

(二)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;
  

(三)做好职工档案的安全、保密、保护工作;
  

(四)办理用人单位或者职工委托办理的其他相关事项。
  

第十条 任何单位和个人不得涂改、伪造、擅自销毁职工档案,不得公布、泄露档案内容,不得私自保存他人档案或利用职工档案材料营私舞弊。
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